1. Obzirom da smo kao trgovačko društvo u vlasništvu Republike Hrvatske donijeli i dostavili Ministarstvu Odluku o akcijskom planu za provedbu antikorupcijskog programa te donijeli Akcijski plan provedbe antikorupcijskog programa za trgovačko društvo, da li bez obzira na to trebamo popuniti Prilog 1., obzirom da se Prilog 2. numerički po aktivnostima poklapa sa Prilogom 1. i možda će u konačnici svi ti dokumenti zajedno sa onima koje kvartalno sastavljamo predstavljati jednu cjelinu?

DODATAK I iz priloga Vladinog Antikorupcijskog programa koristili ste za izradu Akcijskog plana.  DODATAK II treba koristiti za kvartalno izvješćivanje.

2.Obzirom da se radi o prvom kvartalnom izvješću-pretpostavljamo da ne treba popunjavati točku 3.-odnos „izvršenih aktivnosti u izvještajnom razdoblju“ u odnosu na „plan aktivnosti iz prethodnog izvještajnog razdoblja“. Da li da taj prostor ostavimo praznim ili je potrebno staviti napomenu da se radi o prvom izvješću?

Za prvo kvartalno izvješće točku 3. iz DODATKA II, ne popunjavate

3. Da li je potrebno u fazi pripreme Akcijskog plana upisati podatke o „Nadležnosti“?

DA, bitno je odmah zadužiti konkretan odjel/službu/osobu za provođenje aktivnosti/mjera. Već u fazi pripreme treba utvrditi tko će koordinirati i pratiti izvršenje mjere (tim više što bi u njeno izvršenje trebalo biti uključeno više odjela/službi), ali isto tako tko snosi odgovornost za nepostupanje ili neizvršenje mjere. Stoga, predlažemo da se nadležnost za provođenje određene mjere stavi pod stručne službe/odjele koji će imati znanja i snagu za provođenje promjena i u konačnici za izvršenje mjere. Sva odgovornost ne može biti na jednoj osobi. Timski rad i ravnomjerno raspoređena odgovornost svih stručnih službi jedini je način da se uspije u provođenju antikorupcijskih mjera i da se u postojećim sustavima određena područja aktivnosti unaprijede.

4. Da li smo kao tvrtka u pretežitom vlasništvu RH obvezni uz izradu Akcijskog plana za provođenje Antikorupcijskog programa voditi, popunjavati i dostavljati na naznačene adrese slijedeće: Službeni upisnik o ostvarivanju prava na pristup informacijama, Godišnje izvješće o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru?

Niste dužni dostavljati nikakva izvješća na adrese na koje korisnici proračuna prema navedenim Zakonima moraju (Zakon o pravu na pristup informacijama, Zakon o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru). Ukazivanjem na dotične Zakone samo Vam je predložen model po kojem bi mogli poboljšati sustav financijskog upravljanja, kontrola, informiranja i dr. Ukazivanje na te dokumente je s namjerom da se dobije jasnija slika što mjera pretpostavlja i što određeni sustav podrazumijeva. Vi ćete u akcijskom planu navesti aktivnosti koje Vi planirate provesti u svrhu poboljšanja spomenutih sustava, ideje možete tražiti u ukazanim zakonima ili nekim drugim stručnim izvorima (dokumentima). Spomenuti Zakoni definiraju tko su obveznici izrade izvješća i on se u tom smislu odnosi na njih.

5. Da li je potrebno poduzimati aktivnosti po mjerama koje su već provedene?

Ukoliko je određena mjera već razvijena i implementirana u Vašoj organizaciji pod točkom 3. „Opažanja“ DODATKA I, pozivajući se na broj mjere navedite reference na odgovarajuće dokumente koji potvrđuju Vašu tvrdnju (npr. Vizija i misija definirane su dokumentom____od ____ i dostupne su na web stranici društva od ____2003. godine). U tablici akcijskog plana svakako navedite onda i tu aktivnost, popunite i sve ostale stupce tablice, s tim da pod „Rok“ navedete datum kada je aktivnost/mjera izvršena. Npr. aktivnost će biti: Vizija i misija definirane su i objavljene; ciljne skupine: dobavljači, korisnici usluga, zaposlenici; rok: ____2003.,  nadležnost: Uprava društva, ________, predsjednik Uprave.....
Kod mjera koje su već ispunjene, mogu se predvidjeti i dodatne aktivnosti, što je svakako naša preporuka. Npr. ako imate definirane osnovne organizacijske vrijednosti i osnovne principe u pogledu odnosa sa trećim stranama (korisnici usluga, dobavljači, država i drugi partneri) kao aktivnost možete planirati npr. redefiniranje osnovnih organizacijskih vrijednosti i osnovnih principa u pogledu odnosa sa trećim stranama. Ili, ako imate već osnovane revizorske odbore, pokušajte promisliti što bi moglo doprinijeti poboljšanju njihova rada, možda npr. trebate zaposliti još jednu osobu u tu svrhu, definirati linije izvješćivanja unutar društva kako bi se točno znalo tko, kome, u kojem, roku, koji dokument treba dostaviti i sl.

6. Mogu li se mjere koje su po predmetu srodne riješiti putem jednog dokumenta (npr. mjere 2.2., 2.7., 3 putem Kodeksa etike)?

Možete, riješiti i na taj način. Način rješavanja mjere je proizvoljan i svakako ga treba prilagoditi/provesti na način koji će za Vaše zaposlenike i za vodstvo biti najjasniji, najbolji oblik prezentacije pravila dobrog ponašanja, obveza i nadležnosti ili sl.

7. Službenik za informiranje, službenik za etiku, osoba za nepravilnosti, revizorski odbor – smije li isti zaposlenik obavljati dva zaduženje (npr. smije li službenik za informiranje biti osoba za nepravilnosti)?

Revizorski odbor  mora biti potpuno nezavisan. On radi isključivo reviziju aktivnosti spomenutih u mjeri 2.5. Ostala, spomenuta zaduženja možete kombinirati ako ste ograničeni brojem kadrova. Na koji ćete način uspostaviti određene strukture ovisi o Vašim ciljevima.

8. Za neke od mjera (npr. 1.4. – donošenje disciplinskog pravilnika) ostavljena je mogućnost odabira između donošenja samostalnog akta i ugradnje u neki od postojećih. Naš Pravilnik o radu propisuje što se smatra povredom obveza iz radnog odnosa i propisuje odgovarajuća sankcija pa bi za radnike bilo preglednije sve disciplinske postupke objediniti na jednom mjestu.

Slično kao kod prethodnog pitanja. Izvršenje ove mjere, pitanje je osobne procjene. Ne inzistira se na donošenju zasebnog pravilnika.

9. Tko sudjeluje u samoprocjeni?

U samoprocjenu možete uključiti više osoba, najbolje direktore/voditelje određenih odjela/službi koji su usko povezani sa operativnom razinom (ili možete proširiti i na određeni broj zaposlenika na operativnoj razini). Po izvršenoj samoprocjeni rezultate bi trebalo izanalizirati i objediniti na razini društva te predložiti rješenja za poboljšanje područja u kojima su identificirane slabosti.

10. Za koje je zaposlenike obvezno samoocjenjivanje, sve ili samo one zaposlene u određenim službama? Očekivani rok je kraj siječnja svake godine za prethodnu godinu, s početkom 2011 godine?

Samoocjenjivanje se odnosi na ocjenjivanje procesa rada, a  ne na ocjenjivanje zaposlenika. Postupkom samoocjenjivanja trebalo bi obuhvatiti Vaše procese u cjelini. U tu svrhu trebalo bi sastaviti npr. upitnik kojeg će ispuniti direktori, voditelji službi/odjela. Upitnikom pokriti određeni broj pitanja koja će Vam pomoći u analizi postojećeg poslovnog sustava. Način na koji ćete izvršiti odgovarajući procjenu procesa rada je proizvoljan. U Antikorupcijskom programu, kod određenih mjera upućujemo Vas na određene zakone i obrasce koji se primjenjuju na proračunske korisnike samo sa svrhom da dobijete jasniju sliku o tome što mjera podrazumijeva. Prema vlastitoj procjeni i potrebama kreirajte odgovarajuće instrumente provedbe (npr. upitnici, naputci....). Vidi i odgovor pod pitanjem 7.  Što se tiče roka, naznačeno je „očekivani rok je kraj siječnja svake godine za prethodnu godinu“ – nije rečeno počevši od 2011., jer će neka društva to možda htjeti napraviti prvo da bi, uzimajući u obzir tu analizu planirali daljnja unaprjeđenja. Svako društvo, ovisno o raspoloživim kapacitetima treba isplanirati implementaciju mjere. Općenito, svrha Programa je da se tijekom vremena provedu određena poboljšanja poslovnih procesa. Razumljivo je da sva društva nisu istih institucionalnih kapaciteta i da će nekima trebati više vremena, posebno zbog ograničenja s kadrovima.

11. Što se misli pod mrežnom stranicom društva?

Kod mjera koje nalažu „objaviti na mrežnoj stranici društva“ podrazumijeva se objava prema „vani“, prema korisnicima usluga i zainteresiranim stranama. To je zapravo Vaša  web stranica. Tamo gdje se spominje „među zaposlenicima objaviti“ znači da dokumente morate distribuirati ili učiniti dostupnim svima unutar „kuće“. Ako imate neki interni zajednički „folder“ dostupan svima možete ga objaviti na njemu ili odrediti neki drugi način na koji će se zaposlenici izvijestiti o dokumentu.

12. Objavljivanje informacija o svom radu....Koliko detaljno, primjer?

Pod mjerom 1.7.2. predložena su određena područja/teme. Ovo je prije svega određeni način prezentacije Vašeg društva javnosti. O imidžu koji želite dalje razvijati ovisi i način prezentacije.
Napomena: Ne trebate „robovati“ formama koje su Vam date samo kao ogledni primjerci. Općenito, Programom je zadan okvir. Koji god način provođenja mjera odabrali ako je on u funkciji ostvarenja ciljeva Programa, ne može biti pogrešan odabir. Prilagodite Vašim potrebama i ciljevima. Isto tako, oni koji nisu u obvezi prema Zakonu osnovati revizorske odbore, u svrhu ostvarenja mjere 2.5. trebali bi uspostaviti dodatni mehanizam revizije, da li će ga nazvati revizorski odbor, pododbor za reviziju,  koordinator za reviziju  ili dr. je irelevantno. Ako ste u Akcijskim planovima koje ste već dostavili Ministarstvu uočili određene greške (npr. u navođenju datuma, osobe) ili ste u međuvremenu predvidjeli nove aktivnosti nije potrebno dostavljati nove planove već o promjenama i napretku izvještavajte kroz kvartalne izvještaje. Isto vrijedi i za službeni upisnik, povjerenika...koristite termin za koji držite da je bolji.

13. Da li smo u obvezi izraditi Katalog informacija budući je on prema Zakonu o pravu na pristup informacijama obveza tijela javne vlasti?

DA, dužni ste ga izraditi temeljem obveze koja proizlazi iz Antikorupcijskog programa. Zakon o pravu na pristup informacijama primjenjuje se na razini tijela javne vlasti, a popis tijela javne vlasti objavljuje se svake godine u Narodnim novinama. Ako niste klasificirani kao tijelo javne vlasti Vi ćete Katalog ustrojiti na sličan način kako spomeniti Zakon definira. Upućivanje na Zakon riječima „onako kako je uređeno“ je sa svrhom da se dobije jasnija slika što Katalog informacija podrazumijeva. Vi ćete Katalog ustrojiti proizvoljno bitno je da on odražava Vaše aktivnosti, da sadrži pregled informacija koje posjedujete, kojima raspolažete ili nadzirete. Trebao bi sadržavati npr. pregled informacija, opis sadržaja informacija, namjenu informacija, način ostvarivanja prava na pristup informacijama, vrijeme ostvarivanja prava na pristup informacijama. Informacije u Katalogu možete klasificirati na različite načine, bilo prema sektorima koji su u posjedu određenih informacija, bilo po vrsti informacija, ili razini dostupnosti i sl. (npr. u prilogu su 4 primjera na koji on može biti strukturiran). Vi na Vašim web stranicama već objavljujete niz informacija, a slijedom Antikorupcijskog programa morat ćete objavljivati i neke koje možda do sada niste objavljivali, ali se iz istih npr. ne vidi u čijoj su nadležnosti, tko je odgovoran za njih. Ovdje je cilj jačanje odgovornosti. Katalog informacija bi trebao biti sažeti, objedinjeni prikaz informacija koje posjedujete.

14. Koje sve informacije treba objaviti u Katalogu informacija? Da li poslove rješavanja pojedinačnih zahtjeva također treba objavljivati? Što znači uredno vođenje Kataloga informacija i Službenog upisnika?

Nastavno na pitanje br. 8 (kada su dostavljeni i ogledni primjerci Kataloga informacija): Katalog informacija je svojevrsna rekapitulacija/specifikacija informacija kojima raspolažete i koje ćete (ili već jeste) javnosti/zainteresiranim stranama učiniti dostupnim na Vašoj web stranici ili na pisani/elektronski zahtjev zainteresirane strane. Poslove rješavanja pojedinačnih zahtijeva nećete objavljivati! Uredno vođenje Kataloga informacija znači da svaku promjenu u vezi s njime (informacijama) treba ažurirati, da zahtjeve zainteresiranih strana u Službenom upisniku treba voditi kronološki, da je potrebno zabilježiti osnovne podatke u vezi sa zahtjevom (npr. datum podnošenja, način podnošenja, naziv i adresa podnositelja, da li ste zahtjev prihvatili/odbili ili riješili, ako je riješen-datum rješavanja i dr.). Službeni upisnik možete voditi elektronski ili u obliku knjige. Na kraju svake kalendarske godine (31. prosinca) zaključite Službeni upisnik na način da se iza posljednjeg upisanog rednog broja zahtjeva za informacijama stavlja službena zabilješka koja sadrži: dan, mjesec i godinu zaključivanja, redni broj posljednjeg upisa u Upisniku, te broj riješenih zahtjeva i broj zahtjeva koji su odbijeni. U idućoj kalendarskoj godini nastavljate s novom stranicom i od rednog broja 1. Isto možete riješiti i na bilo koji drugi način koji ocijenite da je najprihvatljiviji s aspekta Vaših potreba i poslovanja.

15. Vezano uz mjeru 1.7.1. – objavljivanje odluka Uprave i mjera donesenih uz suglasnost Vlade RH, na koje se to odluke i mjere misli? Znači li to da za sve planove, pravilnike, vodiče i dr. iz Antikorupcijskog programa Uprava mora zatražiti odobrenje Vlade RH (resornog ministarstva) prije objave na mrežnoj stranici?

Misli se na odluke uz koje se veže i određena odluka/suglasnost Vlade RH (npr. kada donosite odluku o nekom kreditnom zaduženju uz državno jamstvo onda Vlada RH donese odluku kojom se daje suglasnost za kreditno zaduženje i davanje državnog jamstva). Vezano uz objavljivanje informacija, izradu Vaših internih akata u vezi Antikorupcijskog programa ne trebate suglasnost resornog ministarstva. Općenito, ova mjera se apsolutno ne reflektira na Vaše procedure u vezi sa izradom planova, pravilnika ili sl., donošenjem odluka i dr. Primjenjujete važeću zakonsku regulativu i pravila primjenjiva na Vaše društvo.

16. Da li smo dužni objaviti natječaje za zapošljavanje i sve ostalo i u slučaju kada, zbog specifične djelatnosti imamo potrebe za hitnom popunom zbog povećanja obima poslova, odnosno rada na određeno vrijeme?

Treba postupati u skladu s važećim zakonskim propisima i odobrenjima.

17. Da li je potrebno imenovati zamjenike za službenika za informiranje i povjerenika za etiku, u slučaju odsustva?

To je predmet Vaše procjene. Mišljenja smo, ako se radi o odsutnosti zbog godišnjeg odmora, službeni put ili sl., obveze se stignu riješiti u razumnom roku i bez zamjene. U slučaju da se radi o nekom dužem odsustvu zbog bolesti, dužeg stručnog usavršavanja ili sl. možete izvršenje poslova privremeno dodijeliti na izvršenje drugoj osobi/suradniku. Odlučite sami.

18. Što pretpostavlja sustav financijskog upravljanja i kontrole?

Skrećemo pozornost na Zakon o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru (NN br. 141/06). Financijsko upravljanje i kontrole provode se putem međusobno povezanih komponenata, a to su:
a) kontrolno okruženje,
b) upravljanje rizicima,
c) kontrolne aktivnosti,
d) informacije i komunikacije,
e) praćenje i procjena sustava.

Upitnik o samoprocijeni koji možete iskoristiti iz Naputka za izradu godišnjeg izvješća o sustavu unutarnjih financijskih kontrola (NN br. 8/07) i koji je spomenut kod mjere 2.8 sažima bit svake od komponente. Odgovarajući na pitanja trebali biste dobiti jasnu sliku o tome što sustav financijskog upravljanja i kontrola podrazumijeva i ispunjenje kojih uvjeta pretpostavlja prije nego možemo odgovorno tvrditi „da imamo uspostavljen sustav financijskog upravljanja i kontrola“. U prilogu Vam dostavljamo jedan koristan dokument (Koraci na uspostavljanju financijskog upravljanja i kontrole, nažalost, na engleskom) koji opisuje korake u uspostavljanju predmetnog sustava po svakoj od spomenutih komponenti. Nadamo se da će biti od pomoći. U okviru svake komponente, pod točkama 1., 2., 3…. navedeni su opći uvjeti koji moraju biti ispunjeni, a pod svakom točkom pobrojane su onda činjenice/tvrdnje koje potvrđuju ispunjenje općih uvjeta. Dakle, cilj je svih nas da na svaku takvu tvrdnju, a vezano uz naš sustav/organizaciju možemo odgovoriti potvrdno. Na koji način ćemo to postići? Tako što ćemo planirati aktivnosti izvršenje kojih će u konačnici rezultirati potvrdnom tvrdnjom.

19. Da li je potrebno osnivati revizorske odbore u malim društvima?

DA, to ne mora biti odbor od npr. 5 članova, ali treba odrediti barem 1-2 osobe koje će prati postupak financijskog izvješćivanja, učinkovitost sustava interne revizije, sustava unutarnje financijske kontrole, sustava upravljanja rizicima, te nadgledati provođenje revizije godišnjih financijskih izvješća.

20. Veza revizorskih odbora iz mjere 2.5. i Zakona o reviziji?

Temeljem čl. 27. Zakon o reviziji trgovačka društva od posebnog državnog interesa čiji temeljni kapital ne prelazi 300.000.000kn nisu dužna osnovati Revizorski odbor.  Međutim, u svrhu ovog Programa, i društva koja nisu u obvezi po Zakonu o raviziji osnovati Revizijski odbor trebaju odrediti barem 1-2 osobe koje će prati poslovanje na način predviđen mjerom 2.5. Vi to tijelo/osobu možete i drugačije nazvati i uspostaviti. Primjerice, za posebne projekte mogu se osnovati jedinice za provedbu (npr. mi u Ministarstvu imamo Jedinicu za praćenje provedbe Strategije suzbijanja korupcije, većina Vas isto tako ima jedinice za provedbu većih projekata).

21. Je li obavezan revizorski ispit (imenovanje revizora i revizorskih odbora)?

Sukladno odredbama članka 28. Zakona o reviziji, revizorski odbor: prati postupak financijskog izvještavanja, prati učinkovitost sustava unutarnje kontrole, unutarnje revizije, te sustav upravljanja rizicima, nadgleda provođenje revizije godišnjih financijskih i konsolidiranih izvještaja, prati neovisnost samostalnih revizora ili revizorskog društva koje obavlja reviziju, a posebno ugovore o dodatnim uslugama, daje preporuke skupštini o odabiru samostalnog revizora ili revizorskog društva,  raspravlja o planovima i godišnjem izvješću unutarnje revizije te o značajnim pitanjima koja se odnose na ovo područje. Zakonom nije reguliran broj članova u revizorskom odboru, već samo da se mora sastojati od članova nadzornog odbora i članova imenovanih od nadzornog odbora, te da najmanje jedan član revizorskog odbora mora poznavati područje računovodstva i/ili revizije. Nadalje, Zakonom nije regulirano tko predsjedava revizorskim odborom, trajanje mandata članova, te naknade za rad članova revizorskog odbora. Također, Zakonom nije određeno da članovi revizorskog odbora koji nisu članovi nadzornog odbora moraju biti ovlašteni revizori. Ova pitanja uređuju se aktima društva.

Što se tiče zapošljavanja u unutarnjoj reviziji prethodno ne mora nužno imati revizorski ispit ali treba proći izobrazbu za unutarnjeg revizora i položiti ispit. Informirajte se kod Hrvatske zajednice računovođa i financijskih djelatnika ili pogledajte na njihovoj web stranici (http://www.rif.hr/sekcija-internih-revizora/prijavnica).

22. Obzirom da nismo na proračunu da li smo obvezni osnovati unutarnju reviziju? 

To je svakako preporuka slijedom Vladina Antikorupcijskog programa.

23.Obzirom da nemamo Revizorski odbor, a da je sukladno Mjeri 2.5. ist potrebno uspostaviti do kraja rujna 2010. godine, tko bi mogao biti potpisnik Dodatka II umjesto revizorskog odbora. Može li to biti osoba imenovana za kontrolu provođenja akcijskog plana ili netko drugi?

Može biti osoba imenovana za kontrolu provođenja akcijskog plana (ili koordinaciju provedbe).

24. Kako bi trebale izgledati izjava o integritetu, izjava o povjerljivosti i nepristranosti? Što znači da opći uvjeti nabave trebaju sadržavati klauzulu „integritet“?

Pogledajte nacrte u prilogu: Mjera 1.5.a-Izjava o integritetu; Mjera 1.5.b-opći uvjeti nabave-Integritet; Mjera 1.3.-Izjava o povjerljivosti i nepristranosti. Mogu poslužiti kao pomoć u oblikovanju vlastitih. Vaše pravne službe su mjerodavne za izvršenje ovih mjera, one će utvrditi konačne tekstove Izjave o integritetu i Izjave o povjerljivosti i nepristranosti te formulaciju odredbe „Integritet“ koju bi trebao sadržavati svaki ugovor.

25. Uvođenje obveze potpisivanja „izjave o integritetu“ za ponuditelje moglo bi zakomplicirati postupak nabave?

Zakon o javnoj nabavi u čl. 50 predviđa obvezu ponuditelja da priloži „dokaz o nekažnjavanju“. Ovo bi bilo svojevrsno dodatno osiguranje/osobna izjava ponuditelja da će se profesionalno ponašati tijekom provedbe javnog nadmetanja i kasnije tijekom izvršenja obveza iz ugovora. Davanje takve izjave mogao bi biti problem onima koji „nemaju čiste namjere“, a zapravo je i svrha da takvih bude što manje u postupcima nadmetanja. Vladin Antikorupcijski program za trgovačka društva..... osnova je za potraživanje takve dodatne izjave.

26. Kada odnosno u kojem trenutku ponuditelji daju „Izjavu o integritetu“?; U kojem dokumentu naručitelj utvrđuje tu obvezu ponuditelja?; Ukoliko bi se obveza na davanje ''Izjave o integritetu'' utvrdila u Dokumentaciji za nadmetanje koji je zakonski temelj za navedeno?; Koji su to ''neovisni stručnjaci'' koji bi trebali provesti reviziju cijelog postupka, tko bih ih i u kojem postupku trebao birati te tko bi snosio troškove njihovog rada? ; Po kojoj pravnoj osnovi ''neovisni stručnjaci'' mogu utvrđivati sankcije?; Na što se misli pod ''Općim uvjetima nabave“?

(Mišljenje Uprave za sustav javne nabave, Ministarstva gospodarstva rada  i poduzetništva na pitanja vezano uz provođenje mjere 1.5.?)
MINGORP je mišljenja da naručitelj, u dokumentaciji za nadmetanje, kao krajnji rok za davanje izjave o integritetu  može odrediti rok za dostavu odnosno otvaranje ponuda. Obvezu ponuditelja naručitelj može propisati u Dokumentaciji za nadmetanje, kao uvjet nadmetanja jednak za sve ponuditelje, čime taj uvjet ne bi bio protivan načelima javne nabave jer ne diskriminira ponuditelje, ne dovodi ih u neravnopravan položaj, te ne ograničava tržišno natjecanje.

Što se tiče pitanja koji „neovisni stručnjaci“ trebaju provesti reviziju postupka, te po kojoj pravnoj osnovi isti mogu utvrđivati sankcije (ugovorne kazne, bezuvjetni otkaz ugovora), ukoliko se krše pravila korektnosti u postupku javne nabave, ista se također mogu regulirati Dokumentacijom za obvezivanja ponuditelja u pogledu sankcija, npr.Izjava ponuditelja kojom isti izražava suglasnost s provedbom revizije cijelog predmetnog postupka od strane neovisnih stručnjaka i prihvaća odgovornost i određene sankcije ukoliko se krše pravila.      

Opći uvjeti nabave predstavljaju uvjete propisane Zakonom o javnoj nabavi (NN 110/07,125/08), provedebnim propisima Zakona, drugim propisima ili stručnim pravilima, a sukladno potrebama i zahtjevima naručitelja u određenom postupku javne nabave.

27. U kojem dokumentu naručitelj utvrđuje obvezu ponuditelja na Izjavu o integritetu i koji je zakonski temelj?

U dokumentaciji za nadmetanje. Prema članku 48. Zakona o javnoj nabavi naručitelj je obvezan u postupku javne nabave odrediti uvjete za pravnu i poslovnu sposobnost te uvjete nekažnjavanja...... Dokazi i njihovi vrijednosni pokazatelji, koje naručitelj određuje u svrhu utvrđivanja sposobnosti gospodarskog subjekta, mogu se zahtijevati u mjeri opravdanoj predmetom nabave i procijenjenom vrijednošću nabave.
Nadalje, Zakon o javnoj nabavi u čl. 50 predviđa obvezu ponuditelja da priloži „dokaz o nekažnjavanju“. Javni naručitelj može od gospodarskog subjekta kao dokaz da gospodarski subjekt ili osoba ovlaštena za zastupanje gospodarskog subjekta nije pravomoćno kažnjena za profesionalni propust ili da nije učinio profesionalni propust, te zahtijevati dokaze sukladno posebnim propisima zemlje sjedišta gospodarskog subjekta. Pored uobičajenog Dokaza o nekažnjavanju, Izjava o integritetu (prema Vladinom Antikorupcijskom programu za trgovačka društva u većinskom državnom vlasništvu) je svojevrsno dodatno osiguranje/osobna izjava ponuditelja da će se profesionalno ponašati tijekom provedbe javnog nadmetanja i kasnije tijekom izvršenja obveza iz ugovora. Zakon navodi da se mogu tražiti dokazi ne samo jedan dokaz.

28. Koji su to „neovisni stručnjaci“ koji bi trebali provesti reviziju cijelog postupka, tko bi ih i u kojem postupku trebao birati te tko bi snosio troškove njihovog rada?

Naručitelj u slučaju da postoji opravdana sumnja u prijevaru ili korupciju može angažirati npr. neovisnu revizorsku tvrtku i u tom smislu on snosi i troškove.

29. Po kojoj pravnoj osnovi „neovisni stručnjaci“ mogu utvrđivati sankcije?

Mjerom 1.5 Antikorupcijskog programa za trgovačka društva u većinskom državnom vlasništvu nije  rečeno da oni utvrđuju sankcije.  Naručitelj ih određuje.

30. Budući  da se mjera 1.3. – potpisivanje izjave o povjerljivosti i nepristranosti počinje primjenjivati od siječnja 2011. godine treba li zaposlenike već ovog siječnja (ili u nekom drugom roku) unaprijed upoznati s tekstom izjave i obvezom potpisivanja?

Nakon što utvrdite tekst i način na koji ćete provoditi potpisivanje kao i radna mjesta koja će biti obuhvaćena mjerom 1.3. trebalo bi zaposlenike, naravno upoznati s novom procedurom i onime što se od njih očekuje. U taj dio koji se odnosi na upoznavanje zaposlenika s novom praksom osim odjela koji se bavi ljudskim resursima, možete uključiti i povjerenika za etiku.

31. Rok za izvršenje mjera 1.7.1., 1.7.2, 1.7.4., 1.7.5. je odmah?

Da, trebali biste Već početi s provedbom predmetnih mjera. Vidjeti što ste objavljivali do sada, što niste te tijekom narednih mjeseci osigurati dostupnost i informacija koje do sada niste imali običaj objavljivati, a Antikorupcijskim planom se sada traži.

32. Očekivani rok za izvršenje mjere 3.3. je kraj veljače svake godine za tekuću godinu? S početkom 2011.?

Očekivani rok za izvršenje mjere 3.3. je kraj veljače svake godine za tekuću godinu. Neki od Vas imaju od ranije tu praksu. Nekima će možda trebati određeno vrijeme da osmisle provođenje mjere, ispitaju situaciju na tržištu po pitanju seminara koja se nude - to svakako treba napraviti tijekom 2010. da biste u 2011. imali prvo izvršenje mjere.

33. Nova organizacija je usvojena i kreće od 1.2.2010 – da li to moramo staviti na web?

DA, promjene u organizacijskoj strukturi treba redovito ažurirati i objaviti.

34. Da li primjena mjere 1.7. stupa na snagu odmah s kontinuiranim izvršavanjem, obzirom da je samo za točku 1.7.3. utvrđen rok do rujna 2010.?

DA, trebalo bi početi od siječnja 2010. Za mjeru 1.7.3. ostavljen je duži rok za slučaj da će netko morati provesti određene prilagodbe web stranice, možda će netko definirati interne procedure u vezi s objavom informacija i sl.

35. Da li prijave nepravilnosti mogu biti anonimne?

DA.

36.Koji su zadaci osobe za nepravilnosti? Uz internu kontrolu, unutarnju reviziju, revizorski odbor i sl. nije u potpunosti jasno što radi ova osoba, osim što prima eventualne pritužbe. Kaže se da  sama uočava eventualne nepravilnosti i prijevare te poduzima odgovarajuće radnje. Kako bi uz gore navedene funkcije u društvu ova osoba to mogla drukčije ili bolje? Što znači da ta osoba poduzima odgovarajuće radnje? Istražuje li predmetnu prijavu zajedno s povjerenikom za etiku i sličnim funkcijama ili samo prijavljuje dalje (predsjedniku Uprave?). Mi smo razmišljali da ovo povežemo s prijavom nesukladnosti u sustavu integriranog sustava, odnosno svih nepravilnosti i nepoštivanja propisanog, propuste i sl.

Osoba za nepravilnosti je glavna kontaktna točka za nepravilnosti. Interni revizori, revizorski odbor, kontrola mogu tijekom obavljanja svojih zadaća uočiti određene nepravilnosti i pri tome će primijeniti odgovarajuće postupke (revizijske) iz područja njihova djelokruga rada.

Odgovornosti osobe za nepravilnosti su:
- primanje informacija o nepravilnostima i sumnjama na nepravilnost
- izvršiti prethodnu procjenu štete koja proizlazi iz otkrivene nepravilnosti
- poduzimanje odgovarajućih aktivnosti u vezi s provjerama ili istraživanjem nepravilnosti (ne istražuje ona nepravilnost nego može zatražiti od određenog direktora da se očituje po tom pitanju, dati nalog unutarnjoj kontroli da provjeri određeno područje rada, ili od uprave tražiti da inicira obavljanje interne revizije u određenom području, ili ako sumnja ukazuje na prijevaru ili korupciju može o tome izvijestiti DORH….)
- u roku od npr. 15 dana, u pisanom obliku, o poduzetim mjerama obavijestiti osobu koja je upozorila na nepravilnosti ili prijevaru, osim u slučaju anonimne prijave,
- pripremanje izvješća o nepravilnostima i njihovo dostavljanje upravi
- upravljanje dokumentacijom o nepravilnostima, kako bi se održavala i ažurirala arhiva izvješća o nepravilnostima, evidencija nepravilnosti i popratnih dokaza i dokumenata, te da se osigura praćenje postupka istraživanja i rješavanja nepravilnosti,
- osigurati da se sa zaprimljenim dokumentima i informacijama postupa s dužnom pažnjom uz poštivanje relevantnih odredbi internih postupaka,
- osiguranje suradnje s nacionalnim istražiteljima, osiguranjem dostupnih dokumenata i informacija u vezi slučaja nepravilnosti,
- promicanje poštenja i kulture prijavljivanja nepravilnosti.

Osoba za nepravilnosti kao osoba odgovorna za nadzor nad postupcima izvješćivanja, evidentiranja i praćenja slučajeva nepravilnosti, također može predlagati određene korektivne mjere.
Iskoristite postojeći sustav ako se nešto slično njime već ostvaruje.

37. Podnose li službenik za informiranje, povjerenik za etiku i revizorski odbor odvojena izvješća prema Dodatku II Antikorupcijskog programa?

NE, podnosi se jedno objedinjeno izvješće u čijoj bi pripremi osim u pitanju spomenutih struktura trebale sudjelovati i osobe koje ste u svom Akcijskom planu naveli kao nadležne za određene aktivnosti/mjere.

38.Koji su zadaci povjerenika za etiku? Mora li povjerenik imati stalnu naknadu za svoj rad? Koji su instrumenti povjerenika za etiku?

Za pridržavanje pravila etičkog kodeksa, pridržavanje nekih drugih pravilnika poduzeća načelno su odgovorni organi društva, menadžment i zaposlenici. Odjeli ili osobe, koji su osnovani specijalno za provođenje istih, podržavaju i provjeravaju provođenje i pridržavanje pravila u poduzeću. Povjerenik za etiku koordinira i unapređuje standarde ponašanja i dokumentira prekršaje te temeljem toga provedene mjere; kod povrede kodeksa ponašanja, koji vrijedi u poduzeću, te zakonskih propisa uprava bi trebala posegnuti za potrebnim organizacijskim mjerama kao i disciplinarnim i (radno-) pravnim mjerama - od opomene do otkaza. Naknada je pitanje koje se uređuje u skladu s politikom društva.

39. Čija je obveza izrada izvješća prema Dodatku III Antikorupcijskog programa?

Dodatak III izrađuju resorna ministarstva u čijoj su nadležnosti trgovačka društva u većinskom državnom vlasništvu obuhvaćena Vladinim Antikorupcijskom programom. U točki V. Izvješćivanje, Antikorupcijskog programa potkrala se greška kod navođenja broja Dodatka po kojem trgovačka društva u većinskom državnom vlasništvu moraju podnosit izvješća. Trgovačka društva u većinskom državnom vlasništvu podnose izvješća u formi DODATKA II.

40. Odnosi li se obveza educiranja iz područja etike i zaštite oštećenika i osoba koje u dobroj vjeri prijavljuju korupciju te iz informiranja na sve zaposlenike ili samo na one zaposlene u određenim službama?

Iz područja etike i zaštite oštećenika i osoba koje u dobroj vjeri prijavljuju korupciju bilo bi poželjno educirati što veći broj zaposlenika, posebno nove zaposlenike prilikom zapošljavanja te što veći broj ostalih zaposlenika, kontinuirano (tijekom određenog razdoblja, ovisno o mogućnostima/prilikama). Iz informiranja educirati osobe koje pružaju informacije, prije svega prema „vani“ Ili educirati određene zaposlenike koji bi onda bili sposobni saznanja prenijeti drugima.

41. Obrazac akcijskog plana iz Dodatka I. predviđa utvrđivanje nadležnosti i unošenje imena i prezimena odgovorne osobe. Smije li neka od tih nadležnih osoba biti ujedno i neki od službenika za informiranje, etiku, nepravilnosti ili član revizorskog odbora?

Izuzetak su članovi revizorskog odbora. Ne bi smjeli biti uključeni u izvršenje aktivnosti koje će kasnije morati revidirati.

42. U glavi IV „Antikorupcijskog programa„ izričito stoji da: „ Uprave su dužne provoditi ... ovaj Program.„. Ako se trgovačko društvo sastoji od jednog člana „direktora društva„ da li direktor društva provedbu navedenog programa svojom odlukom može prenijeti na nekog od direktora sektora u društvu?

DA, može se riješiti na taj način. Obrazloženje toga možete navesti u točki 3. Opažanja u Akcijskom planu (npr. da će u svrhu izravnije provedbe mjera ili sl. Direktor donijeti odluku kojom se će provedba staviti u nadležnost.....), a onda ćete se prilikom podnošenja prvog kvartalnog Izviješća u točki 6. Opažanja pozvati na Odluku koju je Direktor donio (datum, broj, tko je imenovan) ili ako je nadležnost već prenijeta u ovoj fazi onda odmah u Akcijskom planu pod točkom 3. Opažanja navedite i konkretne podatke vezano uz Odluku.

43. Da li radna skupina imenovana za provođenje aktivnosti/mjera može ujedno provoditi kontrolu izvršenja Antikorupcijskog programa?

Ako imate radnu skupinu za provođenje aktivnosti/mjera definiranih Vašim Akcijskim planom ista će koordinirati i izvršavati ili pratiti njihovo izvršenje. Vi ćete prema nadzornim odborima podnositi izvješća o provedbi mjera, a njega će prehodno pregledati i revizorski odbor. Osim toga Vaše službe unutarnje revizije obavljaju reviziju poslovanja. Općenito, naknadne kontrole i reviziju u pravilu obavlja osoba koja nije bila uključena u pripremu, izvršenje.